Universitšt Duisburg-Essen
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Forschung/Werkzeuge zu Studiengangorganisation.../Digida

Werkzeuge zur Verwaltung von Bewerberdaten - DIGIDA

Hintergrund

Die Universität Duisburg-Essen hat in jüngster Zeit Strukturänderungen von grundlegender Bedeutung für ihre weitere Entwicklung vorgenommen. Die Fakultät für Ingenieurwissenschaften hat beschlossen, ergänzend zu ihren Diplomstudiengängen eine flächendeckende, auslandsorientierte Bachelor- / Master-Struktur für alle ingenieurwissenschaftlichen Lehrangebote einzuführen. Diese Struktur wird unter der Bezeichnung International Studies in Engineering (ISE) zusammengefasst und beinhaltet 6 auslandsorientierte Bachelor- und 5 auslandsorientierte Master-Studiengänge.

Der Aufbau internationaler Studiengänge mit Bachelor- und Master-Abschlüssen hat nicht nur Einfluß auf die Struktur der Studiengänge, sondern auch auf die Werkzeuge zu deren Verwaltung. Im Institut für Technische Informatik wurden in dem Projekt DIGIDA Werkzeuge und Datenbanken zur Verwaltung internationaler Studiengänge entwickelt und eingesetzt. Dieses Projekt entstand im Rahmen des Aufbaus des ersten auslandsorientierten Studiengangs Information- und Kommunikationstechnik, der mit Förderung durch den DAAD bereits 1997 an der Gerhard Mercator Universität Duisburg eingerichtet wurde und eine wichtige Grundlage für ISE darstellt.

Methoden und Ziele der Studienberatung

Die Beratung über das Internet nimmt neben dem klassischen, persönlichen Gespräch an Bedeutung immer weiter zu. Heutzutage findet der erste Kontakt häufig über das Internet statt. Auch die Studienberatung bleibt davon nicht ausgeschlossen. Studierende aus dem Ausland, die sich für ein Studium in einem der internationalen Studiengänge des Studienangebots International Studies in Engineering interessieren, treten in der Regel zuerst über das Internet mit der Universität in Kontakt. Sie lesen die Informationen auf der Homepage des Studienprogramms oder schreiben gezielt Fragen via Email.

Mit steigender Zahl an Studienbewerbern gilt es zudem, Methoden auszuarbeiten, mit denen immer wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert werden. Hierdurch erhalten die Mitarbeiter z.B. bei der Bearbeitung von Bewerbungen mehr Freiraum zur persönlichen Studienberatung, die niemals ganz durch eine elektronische Beratung ersetzt werden kann und soll. Außerdem haben gerade Studierende aus dem Ausland im Vorfeld eine Vielzahl Fragen zum Studium in Deutschland und zu den bürokratischen Besonderheiten des Landes.

Das Werkzeug DIGIDA

Bei dem System DIGIDA handelt es sich um ein Werkzeug zur Administration und Pflege einer über das Internet verfügbaren Bewerberdatenbank, deren Zweck es ist, die Daten von Personen zu verwalten, die sich für einen auslandsorientierten Studiengang im Rahmen des Studienprogramms ISE an der Universität Duisburg-Essen bewerben. Das Werkzeug arbeitet plattformunabhängig innerhalb eines Browser-Fensters.

Potentielle Studierende müssen verschiedene Eingangsvoraussetzungen, abhängig vom gewählten Studienfach, erfüllen, bevor ihnen eine Zulassung durch das Akademische Auslandsamt für einen auslandsorientierten Studiengang erteilt werden kann. Diese Eingangsvoraussetzungen sind neben einer Hochschulzugangsberechtigung exemplarisch die Nachweise über deutsche und englische Sprachkenntnisse bzw. fachspezifische Kenntnisse.

Mit dem System DIGIDA ist es möglich:

  • einen Überblick über alle Interessenten für einen Studiengang zu erhalten,
  • gezielt hervorragende Kandidaten zu betreuen,
  • Bewerbungen abhängig vom Interessenten und Studiengang zu verwalten,
  • Übersicht über abgelehnte und abgesprungene Bewerber zu bekommen,
  • eine schnelle Übersicht über den Stand einer Bewerbung zu erlangen,
  • immer wiederkehrende Arbeitsabläufe zu automatisieren,
  • automatische Benachrichtigungen den Bewerbern über den Eingang der Bewerbung und ggf. über fehlende Dokumente zukommen zu lassen und
  • dem Bewerber online mittels eines persönlichen Logins jederzeit den Status der Bewerbung mitzuteilen.

Zur besseren Beratung, die im Anschluss an die erste Kontaktaufnahme über Email, Telefonate und persönliche Gespräche erfolgt, werden grundlegende Daten über die Bewerber gesammelt, damit im Falle der persönlichen Beratung gezielter auf einen Kandidaten eingegangen werden kann. Zu diesem Zweck werden beim Abruf von detaillierten Informationen über den Studiengang und des Bewerbungsformulars von der Homepage, relevante persönliche Daten der Interessenten abgefragt und automatisch in einer Datenbank gespeichert. Während eines Beratungsgespräches können diese Daten abgerufen und gegebenenfalls ergänzt werden.

Bei der Eingabe der Bewerbung werden standardisierte Vorgänge vom System automatisch bzw. nach Rückfrage des Benutzers durchgeführt. Die Software überprüft z.B. bei Eingabe einer Bewerbung selbständig, ob für den spezifischen Studiengang alle notwendigen Dokumente mitgeschickt wurden und sendet automatisch eine Email mit der Eingangsbestätigung und gegebenenfalls dem Hinweis, welche Dokumente noch fehlen. Gleichzeitig werden Zeitfenster definiert, innerhalb derer eine automatische Erinnerungs-Email generiert wird falls die nachzureichenden Dokumente noch nicht eingegangen sind. Auch kann der Bewerber bei der Änderung des Status seiner Bewerbung automatisch benachrichtigt werden.

Die grundlegende Funktionalität von DIGIDA orientiert sich am Lebenslauf einer Bewerbung.

Architektur und Sicherheit

Das Werkzeug DIGIDA ist als webbasiertes Client / Server System realisiert, welches einen öffentlichen Teil und einen privaten Teil beinhalten. Die unterschiedlichen Teile können aus Sicherheitsgründen auf separate Server installiert werden. Das clientseitige Frontend besteht aus einem Standard-Browser, und auf der Serverseite wird ein Webserver und ein SQL-Datenbankserver benötigt. Die Anwendung wurden mit Hilfe der Skriptsprache PHP implementiert, wobei auf eine clientseitige Skriptsprachen vollkommen verzichtet wurde, um eine größtmögliche Kompatibilität mit Standard-Browsern unterschiedlicher Hersteller zu gewährleisten.

Die Verwendung der Werkzeuge ist grundsätzlich auf authentifizierte Benutzer beschränkt. Neben einem Benutzernamen und Kennwort sind noch weitere Sicherheitsabfragen implementiert, die die Zugriffssteuerung beeinflussen. Die Zugriffssteuerung erfolgt auf mehrere Ebenen:

  • Webserver und Betriebssystem
  • SQL-Server
  • Applikation

Demo

Sollten Sie das System DIGIDA einmal ausprobieren wollen, so können Sie einen Zugang beantragen. Wenn Sie bereits Ihr Login und Passwort erhalten haben, so können Sie direkt über www.fb9dv.uni-duisburg.de/digida-online starten.

Es sind uns jederzeit Kritik, Anregungen und Bemerkungen willkommen.


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